Databehandleravtale

1. Partene og rollene

• Behandlingsansvarlig er virksomheten som har opprettet restauranten i Catero («restauranten»).
• Databehandler er Havnio AS, org.nr. 938 525 420, Åmøyveien 69, 4158 Bru («Havnio»).

Avtalen er en del av vilkårene for Catero. Ved motstrid går denne avtalen foran når det gjelder personopplysninger. Opplysninger om restaurantens egne brukere og om abonnementet behandler Havnio som behandlingsansvarlig, se personvernerklæringen.

2. Hva som behandles

Formålet, typene opplysninger og de registrerte står i vedlegg 1. Havnio behandler opplysningene bare for å levere Catero til restauranten.

3. Instrukser

• Havnio behandler personopplysningene bare etter dokumenterte instrukser fra restauranten. Avtalen, vilkårene og restaurantens bruk og innstillinger i Catero utgjør instruksen.
• Mener Havnio at en instruks er i strid med personvernregelverket, varsler vi restauranten.
• Havnio behandler ikke opplysningene for egne formål, og selger dem aldri.

4. Taushetsplikt og tilgang

Bare personer hos Havnio som trenger det for å drive, sikre eller gi support på Catero, får tilgang til personopplysningene, og de har taushetsplikt. Tilgang til en restaurants data i forbindelse med support skjer bare når det trengs for å løse saken.

5. Sikkerhet

Havnio gjennomfører tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre opplysningene etter artikkel 32. Tiltakene står i vedlegg 2.

6. Bistand til restauranten

• Restauranten kan selv finne, eksportere, rette og slette opplysninger om gjester i Catero. Trenger restauranten mer hjelp til å svare på krav fra en registrert (innsyn, retting, sletting, protest), bistår Havnio.
• Havnio bistår også med vurderinger av personvernkonsekvenser og forhåndsdrøftinger med Datatilsynet når det er relevant.
• Henvender en registrert seg til Havnio om opplysninger restauranten er ansvarlig for, videresender vi henvendelsen til restauranten.

7. Underdatabehandlere

• Restauranten gir generell godkjenning til at Havnio bruker underdatabehandlerne på listen over underleverandører.
• Havnio varsler restauranten på e-post minst 30 dager før en ny underdatabehandler tas i bruk eller en byttes ut. Restauranten kan protestere innen fristen. Blir vi ikke enige, kan restauranten si opp avtalen med virkning fra endringen.
• Havnio pålegger underdatabehandlerne de samme pliktene som i denne avtalen, og er ansvarlig overfor restauranten for at de følges.

8. Overføring utenfor EØS

Personopplysninger overføres bare til land utenfor EØS når det finnes et gyldig overføringsgrunnlag, som EU-kommisjonens beslutning om EU–USA-rammeverket (Data Privacy Framework), EU-kommisjonens standardpersonvernbestemmelser eller bindende virksomhetsregler. Grunnlaget for hver underleverandør står på listen.

9. Brudd på personopplysningssikkerheten

Havnio varsler restauranten uten ugrunnet opphold, og senest 48 timer etter at vi ble kjent med et brudd som gjelder restaurantens opplysninger. Varselet beskriver det vi vet om bruddet, hvilke opplysninger og registrerte det gjelder, og hva som er gjort. Da rekker restauranten sin egen frist på 72 timer til Datatilsynet.

10. Revisjon

Havnio gir restauranten informasjonen som trengs for å vise at avtalen følges. Restauranten kan be om revisjon med 30 dagers varsel, høyst én gang i året med mindre det har skjedd et brudd. Restauranten dekker egne kostnader ved revisjonen.

11. Når avtalen opphører

• Etter at abonnementet er avsluttet, kan restauranten eksportere sine data i 90 dager. Deretter sletter Havnio dem.
• Unntak 1: salgsdokumenter. Kvitteringer og kreditnotaer Catero har utstedt for nettbetalinger på restaurantens vegne, oppbevares med tilhørende spor i 5 år etter utgangen av regnskapsåret, slik bokføringsloven krever. Dette er en instruks fra restauranten. Restauranten kan i stedet be om å få dem utlevert og slettet.
• Unntak 2: sikkerhetskopier. Slettede opplysninger forsvinner fra krypterte sikkerhetskopier innen 35 dager.
• Unntak 3: slettelogg. At restauranten er slettet, føres i en logg med bare ID-er, hvorfor og når.

12. Ansvar og varighet

Ansvaret mellom partene følger personvernforordningen artikkel 82 og vilkårene. Avtalen gjelder så lenge Havnio behandler personopplysninger for restauranten.

Vedlegg 1: Behandlingen

Formål

Å ta imot, behandle og levere bestillinger fra restaurantens gjester: bestillingsside, bekreftelser og varsler på e-post og SMS, betaling, kjøkken og levering, kunderegister og faktura- og regnskapsgrunnlag.

De registrerte

• restaurantens gjester og kunder: privatpersoner og kontaktpersoner i bedrifter
• deltakere i fellesbestillinger (firmalunsj)
• restaurantens ansatte, når de står som referanse eller ansvarlig på en bestilling

Opplysningene

• navn, telefon, e-post, leveringsadresse og lokale, firma og referanse
• bestillingene: dato, tid, antall gjester, retter, priser, kommentarer og historikk
• betalingsstatus og kvitteringer (kortopplysninger behandles bare av Stripe)
• logg over e-post og SMS som er sendt
• allergier og dietter. Dette kan være helseopplysninger. De lagres bare som antall per allergen eller diett, aldri knyttet til en navngitt gjest. De står i e-postene til gjesten om selve bestillingen, men aldri i SMS eller i varsler til andre.

Hvor lenge

• Allergier og dietter slettes 30 dager etter arrangementet.
• Kommentarer fra gjesten og svar på spørsmål om anledningen slettes 90 dager etter arrangementet.
• Gjestens kontaktopplysninger og leveringsadresse anonymiseres 24 måneder etter siste bestilling. Navnet på en kjøper som har fått kvittering for nettbetaling, står, fordi det står på salgsdokumentet.
• Kontaktpersonen og navnene på deltakerne i en fellesbestilling anonymiseres 24 måneder etter arrangementet.
• Mottakeren i loggen over e-post og SMS maskeres etter 90 dager.
• Fristene håndheves av en jobb som kjører hver natt.
• Alt annet slettes 90 dager etter at abonnementet er avsluttet, med unntakene i punkt 11.

Vedlegg 2: Sikkerhetstiltak

• All trafikk er kryptert (HTTPS). Databasen og filene ligger i EØS (Tyskland og Nederland).
• Hver restaurants data er skilt fra de andre i databasen med radnivåsikkerhet, og skillet er dekket av automatiske tester som kjøres ved hver endring.
• Brukerne logger inn med passord, og eieren og plattformansatte hos Havnio kan bruke tofaktorinnlogging. Plattformansatte må ha det.
• Roller og rettigheter styrer hva hver ansatt i restauranten kan se og gjøre.
• Endringer på bestillinger og viktige handlinger logges med hvem og når.
• Nattlig kryptert sikkerhetskopi, låst mot sletting og endring i 35 dager.
• Nøkler til regnskapssystemer lagres kryptert.
• Allergier og kommentarer sendes aldri på SMS, og står bare i e-postene til gjesten selv om bestillingen.